Карта потока создания ценности (Value Stream Mapping, VSM) — это методика визуализации всех этапов процесса, от начального до конечного, с целью выявления узких мест, избыточных затрат и возможностей для оптимизации. Мы применяем этот инструмент для повышения эффективности операций, снижения издержек и улучшения обслуживания клиентов.

Как составляется VSM?

1. Определение границ процесса — выбирается ключевой процесс, например, приемка и размещение товара на складе.
2. Сбор данных — фиксируются все этапы процесса, включая затрачиваемое время, задействованный персонал, используемое оборудование и ресурсы.
3. Построение текущей карты потока (Current State Map) — отображаются все операции в их актуальном состоянии.
4. Выявление узких мест и потерь — анализируются задержки, дублирование операций, избыточные запасы и другие факторы, влияющие на производительность.
5. Разработка будущей карты потока (Future State Map) — определяется целевой процесс с устранением выявленных недостатков.
6. Реализация изменений и мониторинг — внедряются улучшения и контролируется их эффективность.

Анализ пропускной способности и стоимости операций

На каждом этапе оцениваются:

• Пропускная способность — количество единиц товара, обрабатываемых за единицу времени.
• Стоимость выполнения операции — включает стоимость рабочего времени сотрудников и использование оборудования.
• Возможное время простоя других операций из-за узких мест.
• Если операция тарифицируется для клиента отдельно, анализируется соотношение ее себестоимости к стоимости продажи.

Пример: 

Составляем карту потока создания ценности для складских операций.

Клиентские складские операции состоят из 4 процессов:

• приемка товара на склад, включая разгрузку машины, раскладку товара на поддоны и перемещение его в зону проверки;
• проверка и сортировка: проверка товара на соответствие критериям качества упаковки, наличие необходимых маркировок, сортировка его по артикулам и проверка соответствия количества принятого товара сопроводительным документам. После окончания приемки сопроводительные документы подписываются и передают водителю.
• размещение товара - принятый товар перемещается на назначенное для него место.
• комплектация заказа - клиентские заказы поступают в компанию посредством электронной почты, руками создается задание на подбор, после этого сотрудники склада начинают подбор по местам хранение, перемещают товар в зону отгрузки и комплектуют заказы в картонные коробки.
• отгрузка - готовые коробки проверяются на качество комплектации, закрываются и с помощью конвейера сортируются по поддонам. после чего происходит загрузка поддонов в машину.

Исходные данные:

• Стоимость труда сотрудника — 1000 руб./час.
• Стоимость эксплуатации оборудования — 250 руб./час.

Выявленные проблемы:

1. Комплектация заказа является узким местом, так как ее пропускная способность — всего 4 ед./час, в то время как другие этапы могут обрабатывать больше товаров (потеря - Перепроизводство, Ожидание).
2. Высокая стоимость комплектации - 1000 руб. за единицу.
3. Высокая стоимость проверки и сортировки — 500 руб. за единицу.
4. Простой на отгрузке — при низкой скорости комплектации возможны задержки в отгрузке.
5. Общая рентабельность процесса - слишком низкая, необходима проверка каждой операции, входящей в процесс на предмет потерь и возможных улучшений.
6. Так же выявлено, что число поддонов приходящим с товаром на приемку меньше чем необходимо для отгрузки, что вызывает необходимость дополнительных закупок поддонов, что не входило в подсчет затрат при составлении коммерческого предложения клиенту (потеря - Излишняя обработка).
7. Выявлен избыточный простой автотранспорта, что создает конфликтные ситуации между водителями, логистами и сотрудниками склада (потеря - Ожидание).

Предложенные улучшения и действия:

• Пересчет инженерной модели процессов для более подробного учета все элементов процесса и затрат как основу для переговоров с клиентом об увеличении ставок. В процессе переговоров с клиентов было выяснено, что отгрузка на поддонах клиентом не запрашивалась, отмена раскладки товара на поддоны повлекла за собой ускорение процесса отгрузки и снижение себестоимости.
• Автоматизация комплектации — использование ПО, позволяющего упростить обработку файлов от клиента, внедрение электрических подборщиков заказов для сокращения времени перемещения комплектовщиков по складу, оптимизация мест хранения по результатам АБС-анализа спроса и составления карты мест хранений (устранена потеря - Излишнее движение).
• Оптимизация проверки и сортировки — перераспределение обязанностей и внедрение сканеров для ускорения процесса (без внедрение WMS, решение было основано на файле Excel), уточнение требований клиента. Выяснилось что клиент не выдвигал требования проверки необходимых маркировок, что так же ускорило процесс приемки товаров на склад (устранена потеря - Излишняя обработка).

• Балансировка нагрузки — перераспределение сотрудников между этапами. 

  В результате принятых мер также удалось уменьшить необходимые запасы товара, хранимого на складе (за счет ускорения процесса приемки меньше товара накапливалось в зоне проверки и он быстрее становился доступным для заказа), что повлекло за собой (устранена потеря - Излишние запасы):

  • освобождение места на  складе как для проверки товара, так и для его хранения;
  • снижение нагрузки на персонал размещающий товар и комплектовщиков за счет уменьшения общего времени перемещения по складу (устранена потеря - Излишнее движение);

Заключение

VSM помогает не только выявить проблемы, но и рационально оценить затраты, пропускную способность и возможности улучшения. Грамотное применение этой методики в складской логистике позволяет повысить эффективность работы, сократить время выполнения операций и снизить издержки.